Szukasz oszczędności w firmie? Rozwiązanie to optymalizacja kosztów PFRON

Kto zobowiązany jest do dokonywania wpłat na PFRON?

Zanim przejdziemy do sposobów optymalizacji kosztów PFRON, sprawdźmy, kogo ustawodawca obliguje do uiszczania składki na PFRON. W myśl ustawy o rehabilitacji wpłat na PFRON dokonuje każdy pracodawca, który w swojej firmie zatrudnia co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Ponadto pracodawca ten nie osiąga wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych na poziomie 6%.

Nie dotyczy to jednak wszystkich pracodawców. Niektóre podmioty po osiągnięciu 2% wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych są zwolnione z obowiązku uiszczania wspomnianych wpłat. Poniżej lista uprzywilejowanych jednostek:

• publiczne i niepubliczne uczelnie wyższe,
• szkoły,
• publiczne i niepubliczne przedszkola oraz inne formy wychowania przedszkolnego np. punkty przedszkolne czy kluby dziecięce,
• placówki opiekuńczo-wychowawcze,
• placówki terapeutyczne,
• interwencyjne ośrodki preadopcyjne,
• zakłady resocjalizacyjne,
• publiczne i niepubliczne żłobki.

Jednostki, których celem nie jest osiągnięcie zysków ustawa o rehabilitacji zwalnia z dokonywania wpłat PFRON, np. domy pomocy społecznej czy hospicja, w tym zakłady opiekuńczo-lecznicze. Ponadto także publiczne i niepubliczne jednostki organizacyjne, których wyłącznym przedmiotem prowadzonej działalności jest rehabilitacja społeczna i lecznicza osób niepełnosprawnych, ich edukacja i opieka nad nimi. Ustawa w pełni zwalnia z wpłat na PFRON jednostki dyplomatyczne, urzędy konsularne i przedstawicielstwa misji dyplomatycznych oraz jednostki, wobec których ogłoszono upadłość.
Całkowicie zwolnieni z obowiązku dokonywania wpłat na PFRON są pracodawcy, którzy zatrudniają mniej niż 25 pracowników. Przy zatrudnieniu co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy wpłat nie dokonują firmy osiągające wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych 6%.

Wielkość zatrudnienia jest podstawowym kryterium powstania obowiązku wpłaty na PFRON

Źródło: PFRON

Oblicz wysokość wpłaty, by zaplanować obniżenie kosztów PFRON

Na wysokość składki PFRON mają wpływ takie czynniki jak:

• wielkość aktualnego zatrudnienia,
• liczba zatrudnionych osób z niepełnosprawnością
• wysokość przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej.

Przykładowo pracodawca, który zatrudnia 100 pracowników, chcąc uniknąć dokonywania wpłat na PFRON powinien zatrudnić 6 osób niepełnosprawnych na pełen etat. W przeciwnym wypadku powstanie obowiązek uiszczenia składki.

Wysokość wpłaty stanowi iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia i liczby pracowników stanowiącej różnicę między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6% a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych. Oznacza to, że wraz ze wzrostem zatrudnienia pracowników z orzeczeniem w danej firmie maleje wysokość składki na Fudusz. Z kolei po osiągnięciu wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych 6% pracodawca nie uiszcza wpłat na PFRON. Należy pamiętać, że przy obliczaniu wysokości składki do pefronu do ogólnego stanu zatrudnienia nie wlicza się pracowników:

• zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,
• przebywających na urlopach rodzicielskich lub wychowawczych,
• nieświadczących pracy z tytułu odbywania służby wojskowej lub służby zastępczej,
• nieświadczących pracy z tytułu uzyskania świadczenia rehabilitacyjnego,
• będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy,
• przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy,
• oraz pracowników z orzeczeniem o niepełnosprawności przebywających na urlopach bezpłatnych.

Kwotę wpłaty miesięcznej z tytułu nie osiągania wymaganego wskaźnika zatrudniania osób niepełnosprawnych (bez uwzględnienia wskaźnika zatrudnienia osób pozbawionych wolności) wyliczasz wg wzoru:

K = 0,4065 x PW x [(ZOG x 0,06) – ZON)]

gdzie:
K – kwota wpłaty.
PW – Przeciętne wynagrodzenie.
ZON – stan zatrudnienia osób niepełnosprawnych w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (z miesiąca sprawozdawczego – etaty).
ZOG – stan zatrudnienia ogółem w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (z miesiąca sprawozdawczego – etaty).

Źródło: PFRON

W celu obliczenia wpłat na PFRON dostępne są także specjalne kalkulatory. Dzięki nim można szybko poznać dokładną kwotę obowiązkowej wpłaty na PFRON oraz liczbę brakujących etatów do zlikwidowania obowiązku wpłaty.

Optymalizacja kosztów PFRON, czyli jak obniżyć wpłatę na PFRON

Szczegółowe dane dotyczące wielkości zatrudnienia z reguły posiada zespół kadrowo-płacowy. Wpłata na PFRON nie jest kosztem podatkowym, stąd niestety często się ją bagatelizuje. Jednak wiele firm, zwłaszcza tych z dynamicznie zwiększającym się poziomem zatrudnienia, bardzo często nie zdaje sobie z tego sprawy, że ich zobowiązania wobec funduszu co miesiąc wzrastają.

Zatrudniając pracowników z niepełnosprawnością pracodawca zmniejsza swoją wysokość miesięcznej wpłaty na PFRON. W momencie, gdy osiągnie 6% wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych przy ogólnym stanie zatrudnienia minimum 25 pracowników w przeliczeniu na pełen etat, zostaje z niej całkowicie zwolniony. W tym konkretnym przypadku jest to 1,5 etatu. Ponadto pracodawca może obniżyć wymagany wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, gdy zatrudni pracownika z niepełnosprawnością wynikającą ze schorzeń szczególnie utrudniających wykonywanie pracy.

Do schorzeń szczególnych należą:

• stwardnienie rozsiane,
• choroba Parkinsona,
• paraplegia, hemiplegia, tetraplegia,
• nosicielstwo wirusa HIV oraz choroba AIDS,
• miastenia,
• znaczne upośledzenie widzenia (ślepotę), niedowidzenie,
• głuchotę i głuchoniemotę,
• epilepsję,
• przewlekłe choroby psychiczne,
• upośledzenie umysłowe,
• późne powikłania cukrzycy

Lista tych schorzeń jest wyszczególniona w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 września 1998r. Wystąpienie jednego z wymienionych schorzeń u zatrudnionego pracownika upoważnia pracodawcę do odmiennego obliczania wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Dotyczy to głównie tych, którzy są zobowiązani do wpłat na PFRON. Polega to na tym, że etat pracownika niepełnosprawnego ze schorzeniem szczególnym z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności liczony jest podwójnie, natomiast etat pracownika ze znacznym stopniem i schorzeniem szczególnym liczony jest potrójnie.

Ulgi we wpłatach na PFRON to sposób obniżenie składek PFRON

Oczywistym sposobem na obniżenie obowiązkowej wpłaty na PFRON lub całkowite jej uniknięcie to zatrudnienie w firmie pracowników niepełnosprawnych. Jednak nie zawsze jest to możliwe. Dla firmy specjalizującej się w wąskiej i specjalistycznej dziedzinie, poszukującej pracowników z unikalnymi umiejętnościami, doświadczeniem oraz dodatkowo z orzeczeniem o niepełnosprawności może to stanowić nie lada wyzwanie. Istnieje możliwość optymalizacji kosztów PFRON dzięki zakupowi produktów i usług od firm udzielających ulgi na PFRON. W ten sposób firma może pozyskać pracowników do np. ochrony, sprzątania czy recepcji od innej firmy oraz obniżyć wpłatę na fundusz.

Uprawnione do udzielania ulg we wpłatach na PFRON są przedsiębiorstwa, które zatrudniają co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i osiągają wskaźnik zatrudnienia na poziomie 30% pracowników ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności i wobec których orzeczono wybrane schorzenia, do których należą:

• całościowe zaburzenia rozwoju,
• epilepsja,
• choroba psychiczna,
• upośledzenie umysłowe,
• lub są to osoby niewidome.

Ważne jest to, że występowanie u pracownika jednego z wymienionych schorzeń może zostać potwierdzone wyłącznie na podstawie jego orzeczenia o niepełnosprawności, a nie jedynie zaświadczenia lekarskiego.

Przedsiębiorstwo uprawnione do udzielania ulg we wpłatach na PFRON ma obowiązek przekazać swoim klientom informację o zasadach nabywania i korzystania z ulg. Natomiast klient w ciągu 7 dni musi odpowiedzieć czy będzie korzystał z obniżenia wpłaty. Co istotne, takie oświadczenie jest ważne rok. Po tym czasie przedsiębiorstwo ponownie wysyła informacje o zasadach nabywania i korzystania z ulg. Klient musi złożyć swoje nowe oświadczenie o podjętej decyzji w sprawie korzystania z ulg i obniżenia wpłaty PFRON. Jeśli tego nie zrobi, to przedsiębiorstwo ma obowiązek po każdej terminowo opłaconej fakturze wysyłać informację o kwocie obniżenia wpłaty (INF-U).

Ulga wydawana jest po otrzymaniu takiego oświadczenia oraz po terminowym opłaceniu należności. Klient otrzymuje informacje o kwocie obniżenia i na tej podstawie może skorzystać z ulgi na PFRON.

Podsumowując, aby pracodawca mógł skorzystać z ulgi w miesięcznej wpłacie na PFRON musi:

1. udokumentować zakup usługi od podmiotu uprawnionego na podstawie faktury,
2. terminowo opłacić należności,
3. udokumentować uzyskaną ulgę na podstawie informacji o kwocie obniżenia wpłaty (INF-U).

Jak obliczyć obniżenie miesięcznej składki na PFRON

Ulgę stanowi iloczyn wskaźnika wynagrodzeń osób niepełnosprawnych ze znacznym lub umiarkowanym stopniem i wskaźnika udziału przychodów. Natomiast jej całkowita kwota, obliczona przez usługodawcę nie może przekroczyć 50% kwoty netto podanej na fakturze dokumentującej zakup usług. Należy uwzględnić przy tym również faktury korygujące.

Ulga nie może przekroczyć 50% wysokości wpłaty na PFRON w danym miesiącu. Jeśli uzyskana kwota obniżenia wpłaty jest wyższa, przedsiębiorca może ją wykorzystać w ciągu 6 miesięcy. Ten czas należy liczyć od daty uzyskania informacji o kwocie obniżenia.

Optymalizacja kosztów PFRON dzięki zatrudnieniu osób niepełnosprawnych do pracy zdalnej

Praca zdalna, inaczej telepraca polega na wykonywaniu swoich obowiązków przez pracownika poza siedzibą firmy. Do przesyłania wyników czy raportów z wykonanej pracy wykorzystywane są środki komunikacji elektronicznej.

Jaką pracę można wykonywać z domu? Taka forma pracy doskonale sprawdza się w przypadku:

• zadań związanych z promocją i marketingiem firmy,
• tłumaczeń na język obcy,
• copywriting,
• księgowość i rachunkowość,
• prace biurowe,
• telemarketing i obsługa klienta.

Forma pracy zdalnej, poprawnie zwana talepracą jest uregulowana w kodeksie pracy Art. 675. Jest to praca etatowa, wykonywana regularnie. Nie należy jej jednak mylić z tzw. home office, czyli pracą, która jest wykonywana w domu incydentalnie, w razie wystąpienia takiej konieczności i odbywa się na podstawie porozumienia pracodawcy z pracownikiem.

Uzgodnienie umowy o telepracę czyli, że praca będzie wykonywana zdalnie może nastąpić zarówno od początku zatrudnienia jak i w trakcie jego trwania. Jeśli odbywa się to od początku zatrudnienia, w umowie o pracę należy dodatkowo określić warunki telepracy. Jeśli odbywa się to na podstawie zmiany dotychczasowych warunków pracy, to należy złożyć odpowiedni wniosek. Może tego dokonać pracownik lub pracodawca.

Wady i zalety pracy zdalnej dla osoby niepełnosprawnej

Redukcja wpłaty PFRON oraz inne zalety zatrudnienia osoby niepełnosprawnej do pracy zdalnej

Zatrudnienie w firmie telepracownika zapewnia udogodnienia nie tylko dla pracownika, który wykonuje swoją pracę w domowych warunkach, ale i dla samego pracodawcy. Jest to przede wszystkim ograniczenie kosztów związanych ze stworzeniem i utrzymaniem stanowiska pracy. Mimo konieczności zapewnienia takiemu pracownikowi służbowego komputera lub wypłacania pracownikowi ekwiwalentu za korzystanie z prywatnego sprzętu, to jednak taka forma zatrudnienia generuje oszczędności. Pracodawca w takim przypadku nie musi urządzać i wyposażać miejsca pracy ani wynajmować i opłacać dodatkowych pomieszczeń biurowych.

Potrzebujesz pracownika w firmie na miejscu? PFRON dofinansowuje wyposażenie i adaptację miejsc pracy dla osób niepełnosprawnych. Dowiedz się, jak uzyskać wsparcie finansowe z funduszu na adaptację i przystosowanie miejsca pracy.

Ponadto zatrudnienie pracownika niepełnosprawnego w formie zdalnej pozwala uniknąć wiele przeszkód związanych z niepełnosprawnością, np. trudność w dotarciu do siedziby firmy lub bariery architektoniczne w miejscu pracy. Oznacza to, że rozwiązanie jakim jest telepraca może znacząco ułatwić pracodawcy zapewnienie odpowiednich i bezpiecznych warunków pracy dla pracownika przy jednoczesnym niewielkim wkładzie finansowym. Jest to coraz częściej spotykana forma zatrudnienia na obecnym rynku pracy.

Kolejną korzyścią i pomocą w optymalizacji kosztów PFRON i innych jest możliwość dofinansowania wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych. Przeczytaj, jak złożyć wniosek o dofinansowanie PFRON.

Dostosowanie miejsca pracy osoby niepełnosprawnej