Ekwiwalent w kosztach płacy PFRON. Dodatek za pracę zdalną od kwietnia 2023 w kosztach PFRON

Koszty pracy zdalnej w przypadku pracowników niepełnosprawnych są szczególnie istotne. Dla wielu osób z niepełnosprawnościami praca zdalna może być jedyną możliwością podjęcia zatrudnienia, dlatego ważne jest, aby Pracodawcy byli świadomi swoich uprawnień i obowiązków.

Od roku 2023 ustawodawca, wychodząc naprzeciw obciążeniom pracodawców osób niepełnosprawnych, uznał, że w ramach  dofinansowania PFRON, firmy mogą wliczyć w koszty wynagrodzeń ekwiwalent za pracę zdalną. Niepełnosprawny pracownik często potrzebuje specjalistycznych narzędzi dostosowanych do jego potrzeb. W przypadku pracy zdalnej pracodawca musi zapewnić więc nie tylko odpowiednie narzędzia, ale także koszty ich serwisu i konserwacji.

W artykule „Ekwiwalent w kosztach płacy PFRON” omówimy, jakie koszty są związane z pracą zdalną i jakie zmiany wprowadziły przepisy dotyczące dofinansowania płacy pracowników niepełnosprawnych w przypadku zatrudnienia w formie zdalnej.

Nowe regulacje w Ustawie o Rehabilitacji Zawodowej i Społecznej oraz Zatrudnianiu Osób Niepełnosprawnych

Od 7 kwietnia 2023 r. obowiązują nowe przepisy Kodeksu Pracy dotyczące wykonywania pracy zdalnej. Z tą formą pracy wiążą się dodatkowe koszty, które ponosi pracodawca. Aktualnie w przypadku pracodawców zatrudniających pracowników z niepełnosprawnością koszty te będą mogły być refundowane.

W Ustawie o Rehabilitacji Zawodowej i Społecznej oraz Zatrudnianiu Osób Niepełnosprawnych dodano nowy przepis dotyczący kosztów pracy zdalnej, które mogą być brane pod uwagę w dofinansowaniu do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych PFRON.

Jakie koszty obejmuje dodatek za pracę zdalną?

Praca zdalna to, dla wielu pracowników z niepełnosprawnościami i ich pracodawców, wygodna forma zatrudnienia. Umożliwia wykonywanie obowiązków zawodowych w dowolnym miejscu i czasie. Wiąże się ona jednak z pewnymi kosztami, które z reguły pokrywa pracodawca.

Do podstawowych kosztów pracy zdalnej należą:

• koszty związane z zakupem i serwisem odpowiednich narzędzi, w tym sprzętu komputerowego, oprogramowania i urządzeń biurowych. Pracownik z niepełnosprawnością wykonujący pracę zdalną potrzebuje nie tylko sprzętu, ale także stabilnego łącza internetowego, co wiąże się z kosztami opłat za dostęp do sieci oraz opłatami telefonicznymi. Ponadto pracownik może potrzebować dodatkowych narzędzi, takich jak programy do zarządzania czasem pracy, zarządzania projektami czy komunikacji z zespołem.

• dodatkowe koszty pracy zdalnej mogą wynikać także z zapewnienia bezpieczeństwa danych, w szczególności w przypadku wykonywania prac związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Konieczne jest wówczas wyposażenie w odpowiednie narzędzia do szyfrowania i ochrony danych oraz szkolenie pracowników w zakresie bezpieczeństwa informacji.

Warto podkreślić, że koszty te są uzależnione od specyfiki pracy i wymagań danej branży. W związku z tym pracodawca powinien wnikliwie ocenić koszty związane z pracą zdalną i uwzględnić je w umowie z pracownikiem.

Nowe regulacje wprowadzone w Ustawie o Rehabilitacji Zawodowej i Społecznej oraz Zatrudnianiu dają Pracodawcom możliwość otrzymania dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych z uwzględnieniem kosztów pracy zdalnej, co może podwyższyć kwotę dofinansowania wypłacaną dotychczas.

Koszty pracy zdalnej jako koszty płacy  – zmiany dla pracodawców pracowników z orzeczeniem

Do tej pory, mimo że wielu pracowników wykonywało swoją pracę formie telepracy lub pracy zdalnej te dodatkowe koszty nie były brane pod uwagę przez PFRON, jako koszty wynagrodzenia. Stanowiły więc tylko i wyłącznie obciążenie dla pracodawcy.

Zgodnie z nowymi regulacjami wprowadzonymi w Ustawie o Rehabilitacji Zawodowej i Społecznej oraz Zatrudnianiu Osób Niepełnosprawnych, koszty związane z pracą zdalną od 7 kwietnia 2023 roku uznawane są za koszty płacy. Oznacza to, że pracodawca może we wniosku o dofinansowanie do wynagrodzeń PFRON pracowników niepełnosprawnych ująć koszty — ekwiwalentu lub ryczałtu — związane z pracą zdalną.

Pracodawcy muszą pamiętać o tym, że jeżeli ekwiwalent lub ryczałt wypłacany pracownikowi za podnoszenie kosztów pracy zdalnej wypłacany jest kwartalnie, lub w innej formie niż miesięczna nie będą mogli oni uwzględnić go w kosztach płacy. Przysługuje on tylko w przypadku rozliczania miesięcznych kosztów wynagrodzenia pracownika zdalnego.

Ekwiwalent za pracę zdalną dla pracownika z orzeczeniem

Kiedy ekwiwalent pieniężny przysługuje pracownikowi?

W przypadku pracy zdalnej, pracownikowi z niepełnosprawnością może przysługiwać ekwiwalent pieniężny w przypadku, gdy korzysta z własnych narzędzi pracy lub narzędzi, których nie zapewnił pracodawca. Wysokość ekwiwalentu ustala się indywidualnie między pracodawcą a pracownikiem i zazwyczaj zależy od kosztów, jakie ponosi pracownik w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Od roku 2023 pracodawca będzie mógł ubiegać się o refundację części tych kosztów w ramach dofinansowania wynagrodzeń z PFRON.

Ekwiwalent za pracę zdalną — ile wynosi?

Wysokość ekwiwalentu może być wypłacana raz w miesiącu lub w formie jednorazowej kwoty. Jego wysokość powinna pokryć dodatkowe koszty podnoszone przez pracownika wykonującego obowiązki w formie zdalnej, jednak zależy od umowy między pracodawcą a pracownikiem.

Ryczałt zamiast ekwiwalentu, czy to dobre rozwiązanie dla pracowników z orzeczeniem i ich pracodawców?

Warto podkreślić, że obowiązek pokrycia kosztów pracy zdalnej albo wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony wypłatą ryczałtu. Czasami bardzo trudno jest określić faktyczne koszty podnoszone przez pracownika niepełnosprawnego pracującego zdalnie.

Ryczałt zwykle odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika. Jest to dużo wygodniejsza forma wypłaty ekwiwalentu z uwagi na brak konieczności dokumentowania określonych wydatków.

Zmiany w dofinansowaniu PFRON płacy pracowników niepełnosprawnych

Zmiany w Ustawie o Rehabilitacji Zawodowej i Społecznej oraz Zatrudnianiu Osób Niepełnosprawnych wprowadziły regulację dotyczącą dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych związaną z kosztami pracy zdalnej.

Pracodawca może złożyć wniosek o dofinansowanie kosztów płacy pracownika niepełnosprawnego, w tym kosztów pracy zdalnej. Wniosek taki będzie rozpatrywany z uwzględnieniem nowych przepisów, które wprowadziły ekwiwalent za pracę zdalną, jako kolejny element kosztów wynagrodzenia.

Korzystanie z materiałów i narzędzi pracy, których nie zapewnił pracodawca

W przypadku, gdy pracodawca nie zapewnia pracownikowi niezbędnych narzędzi pracy, a ten musi je pozyskać samodzielnie, to przysługuje mu ekwiwalent pieniężny ustalony z pracodawcą. Obowiązek pokrycia kosztów pracy zdalnej lub wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony wypłatą ryczałtu, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Warto zaznaczyć, że obowiązki pracodawcy wobec pracownika wykonującego pracę zdalną są identyczne jak w przypadku pracy wykonywanej w siedzibie firmy, co oznacza, że pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia warunków pracy zgodnych z przepisami prawa pracy.

Ekwiwalent a obowiązki pracodawcy zatrudniającego pracowników w formie zdalnej

Obowiązki pracodawcy wobec pracownika wykonującego pracę zdalną regulowane są przez przepisy Kodeksu Pracy oraz umowę między pracodawcą a pracownikiem.

Pokrycie kosztów instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy

Pracodawca powinien w pierwszej kolejności zapewnić pracownikowi narzędzia pracy, które są niezbędne do wykonywania obowiązków zawodowych zdalnie. W tym zakresie pracodawca powinien pokryć koszty instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy, w tym sprzętu komputerowego, oprogramowania, narzędzi biurowych oraz innych urządzeń.

Pokrycie kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych

Kolejnym ważnym obowiązkiem pracodawcy jest pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych. Są one niezbędne do wykonywania pracy zdalnej także w przypadku pracowników niepełnosprawnych. Warto podkreślić, że wysokość tych kosztów zależy od specyfiki pracy i wymagań danej branży, co oznacza, że pracodawca powinien wnikliwie ocenić koszty związane z pracą zdalną i uwzględnić je w umowie z pracownikiem lub w kosztorysie projektu.

Pokrycie innych kosztów bezpośrednio związanych z pracą zdalną niepełnosprawnych

Powyższe koszty muszą być pokryte przez pracodawcę, zgodnie z obowiązującymi przepisami, które określają, że koszty pracy zdalnej są definiowane jako koszty płacy i podlegają dofinansowaniu przez PFRON.

Oprócz tych oczywistych kosztów pracodawca powinien pokryć również inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej przez osoby z niepełnosprawnościami, takie jak koszty związane z zakupem dodatkowych specjalistycznych narzędzi lub programów, koszty związane z bezpieczeństwem danych czy koszty związane z utrzymaniem odpowiedniego stanu sprzętu.

Podsumowanie artykułu: Ekwiwalent w kosztach płacy PFRON

Praca zdalna wiąże się z kosztami, które ponosi pracodawca. W związku z tym ustawodawca wprowadził zmiany w Ustawie o Rehabilitacji Zawodowej i Społecznej oraz Zatrudnianiu Osób Niepełnosprawnych, tak aby uwzględnić koszty pracy zdalnej, jako składnik kosztu całkowitego wynagrodzenia. Realnie przełoży się to na wyższą kwotę dofinansowania z PFRON do płac pracowników niepełnosprawnych.

Pracodawca powinien zapewnić niezbędne narzędzia pracy oraz pokryć koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Jeśli niepełnosprawny pracownik korzysta z własnych narzędzi pracy, pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent pieniężny lub ryczałt.

Zmiany w ustawie pozwalają na dofinansowanie kosztów pracy zdalnej pracownika niepełnosprawnego, co jest szczególnie korzystne dla pracodawców, którzy nie uzyskiwali dotychczas pełnej kwoty dofinansowania. W przypadku pracodawców otrzymujących maksymalne kwoty wsparcia włączenie ekwiwalentu za pracę zdalną do kosztów wynagrodzeń nic nie zmienia. Maksymalne kwoty dotacji PFRON pozostają bowiem na ustalonym poziomie.