Nowy Kodeks Pracy — praca zdalna od A do Z. Wyjaśniamy zmiany obowiązujące od 2023 roku

Praca zdalna definicja. Nowy model wykonywania pracy zdalnej a nowelizacja Kodeksu Pracy

Definicja zawarta w art.67 Kodeksu Pracy wskazuje, że praca na odległość, wykonywana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się, za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej nazywana odtąd jest pracą zdalną.

Realizacja obowiązków odbywa się częściowo lub wyłącznie w tej formie i opiera na zaakceptowanym wniosku pracownika, lub poleceniu wykonywania pracy zdalnej wydanym przez Pracodawcę.

Znowelizowany Kodeks Pracy — zmiany w dostępie do pracy zdalnej i tryby wprowadzania

Nowelizacja Kodeksu Pracy ustawą z dnia 1 grudnia 2022 roku (dz.u. z 2023 r.poz. 240) wprowadziła zmiany do zasad wykonywania pracy na odległość. Od 7 kwietnia 2023 roku obowiązuje — praca zdalna. Przypisy ustanowiły okres przejściowy 6 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy.

W tym czasie Pracodawcy wprowadzający formę pracy zdalnej w swojej firmie lub kontynuujący zatrudnienie telepracowników powinni zastosować się do wytycznych Kodeksu Pracy i wprowadzić Regulamin pracy zdalnej, lub indywidualne porozumienia.

Telepraca i dalsze wykonywanie pracy zdalnej

Pracodawca, który zatrudniał już wcześniej telepracowników swojej firmie i chce, by oni wykonywali nadal pracę na odległość, powinien objąć ich porozumieniem o stosowaniu pracy zdalnej i przyjąć odpowiedni regulamin. W sytuacji, gdy pracodawca nie stosuje Regulaminu pracy zdalnej w firmie, powinien z telepracownikami zawrzeć indywidualne porozumienia.

Zmiana formy wykonywania obowiązków telepracy na pracę zdalną powinna nastąpić najpóźniej do 6 października 2023 roku. Wtedy to pracodawca powinien wdrożyć nowe zasady.

Praca zdalna — umowa o pracę i jej zmiana

Uzgodnienie o zdalnym wykonywaniu pracy przez pracownika może nastąpić:

1. podczas zawierania umowy o pracę,
2. w trakcie zatrudnienia na wniosek zatrudnionego lub polecenie pracodawcy.

W pierwszym przypadku istnieje konieczność określenia miejsca pracy zdalnej (np. adres zamieszkania) lub pracy hybrydowej (adres zamieszkania pracownika i siedziba pracodawcy). W drugim przypadku nie istnieje konieczność zmiany warunków umowy o pracę w formie papierowej tylko po to, by wskazać miejsce wykonywania obowiązków.

Prawo pracy. Praca zdalna na wniosek pracownika, czy zależna od decyzji pracodawcy

Kodeks przewiduje 4 tryby wprowadzania pracy zdalnej na terenie zakładu pracy.

1. w ramach uzgodnień między pracodawcą a pracownikiem,
2. w drodze polecenia służbowego,
3. na wniosek uprzywilejowanego pracownika lub grup pracowników,
4. jako pracę okazjonalną, tzw. home office, do 24 dni w ciągu roku na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Na ostateczną decyzję Pracodawcy o zezwoleniu na pracę zdalną, home office lub hybrydową mają wpływ:

• rodzaj pracy wykonywanej,
• organizacja i tok pracy w firmie.

Pracodawca musi poinformować pracownika o swojej decyzji, odmowie lub zgodzie do 7 dni od otrzymania wniosku.

Pracodawca może wydać polecenie służbowe, by pracownik wykonywał swoje obowiązki w formie pracy zdalnej tylko w 2 przypadkach:

1. okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego,
2. stanu zagrożenia epidemicznego.

Dla kogo jest praca w domu? Pracownicy uprzywilejowani

Wniosek o pracę zdalną może złożyć każdy pracownik. Istnieją jednak grupy pracowników szczególnie uprzywilejowanych, wobec których pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek pracownika o pracę zdalną. Są to:

1. osoby o znacznym stopniu niepełnosprawności,
2. rodzice dziecka z niepełnosprawnością także dorosłego,
3. pracownice w ciąży,
4. pracownicy sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny posiadający orzeczenie o niepełnosprawności lub o znacznym stopniu niepełnosprawności,
5. rodzice wychowujący dziecko do 4 roku życia.

Pracodawca może nie uwzględnić wniosku pracownika o pracę zdalną tylko i wyłącznie z uwagi na organizację pracy w firmie lub brak możliwości realizacji obowiązków w tej formie na danym stanowisku.

Praca zdalna dla mam dzieci niepełnosprawnych

Rodzic dziecka chorego może złożyć wniosek o pracę zdalną, nawet jeśli nie posiada orzeczenia dziecka. Dokumentami uzasadniającymi w tym przypadku mogą być:

• opinia o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju,
• orzeczenia o potrzebie kształcenia specjalnego, czy potrzebie zajęć rewalidacyjno wychowawczych,
• a także informacje lekarskie o nieuleczalnej chorobie lub ciężkim upośledzeniu dziecka.

Praca w domu dla mam dzieci do lat 8

Elastyczna organizacja pracy dotyczy pracownika sprawującego opiekę nad dzieckiem poniżej 8 roku życia (art. 188 KP). Pracodawca powinien rozpatrzyć wniosek, uwzględniając czas oraz przyczynę konieczności pracy zdalnej.

Każdy Pracodawca powinien mieć wiedzę o zatrudnieniu różnych pracowników. Zapraszamy, zajrzyj do serii naszych artykułów powiązanych z tą tematyką, m.in.:

🔸 SODiR krok po kroku
🔸 Pracownik z chorobą psychiczną to możliwe
🔸 Koszty płacy a PFRON
🔸 Zatrudnienie osób niepełnosprawnych w stopniu umiarkowanym

Odszukaj inne artykuły w naszej witrynie. Być może się zainspirujesz i zyskasz bezcenną wiedzę. Zachęcamy też do korzystania z usług agencji My Wspieramy!

Kodeks Pracy – praca zdalna, praca hybrydowa i praca okazjonalna. Czym się różnią te modele pracy?

Przepisy dotyczące pracy zdalnej wskazują, że może być ona świadczona w całości lub częściowo przez pracownika. Zależnie od jej regularności może przyjąć charakter pracy zdalnej, pracy zdalnej okazjonalnej lub pracy hybrydowej.

• Praca zdalna to stałe wykonywanie pracy na odległość.
• Praca hybrydowa to inaczej łączony model częściowej pracy zdalnej i stacjonarnej zgodnie z ustaleniami.
• Praca zdalna okazjonalna na wniosek pracownika w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym. Pracodawca nie jest zobowiązany do pozytywnego rozpatrzenia wniosku o pracę zdalną okazjonalną.

Wnioski pracowników o możliwość wykonywania pracy w formie zdalnej powinny wskazywać między innymi miejsce wykonywania obowiązków służbowych. Dotyczy to wszystkich 3 form wykonywania pracy na odległość.

Praca zdalna. Obowiązki pracodawcy

1. Wprowadzenie do firmy pracy zdalnej zobowiązuje Pracodawcę do przyjęcia regulacji wewnętrznych oraz pozyskiwania od pracowników oświadczeń.
2. Wnioski o pracę zdalną w formie papierowej pracodawca powinien przechowywać w części B akt osobowych pracownika.
3. Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną u danego pracodawcy konieczne jest dostarczenie narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy.
4. Istotne jest zapewnienie instalacji serwisu i konserwacji urządzeń technicznych oraz odpowiednich szkoleń i pomocy technicznej.
5. Istnieje zobowiązanie pracodawców do pokrycia kosztów wykonywania pracy zdalnej w postaci ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu.
6. Przepisy zobowiązują do zapewnienia przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy także w przypadku pracy zdalnej.
7. Umieszczenie w świadectwie pracy pracownika informacji o ilości dni wykorzystanych na pracę zdalną okazjonalną w ciągu roku.

Praca zdalna. Regulamin i zasady wykonywania pracy zdalnej

W zakładzie pracy powinny być i jasno określone zasady wykonywania pracy zdalnej. Odbywa się to drodze porozumienia zawieranego przez pracodawcę z zakładową organizacją związkową. Jeśli w danej firmie nie działają organizacje związkowe, pracodawca po konsultacjach z przedstawicielami pracowników, sam określa zasady pracy na odległość w Regulaminie.

Z uwagi na organizację pracy w firmach Kodeks nie nakłada na pracodawców obowiązku wprowadzania formy pracy zdalnej. Dlatego mogą oni wprowadzić ją tylko częściowo, jako pracę okazjonalną lub hybrydową, lub wcale.

Zasady pracy zdalnej wskazują, że dany zakład nie musi posiadać Regulaminu pracy zdalnej. Zgoda na pracę na odległość odbywa się wtedy na indywidualny wniosek konkretnego pracownika.

Oświadczenia pracowników wykonujących pracę zdalną

Pracownicy wykonujący obowiązki zdalnie poza firmą powinni podpisać kolejne dokumenty.

1. oświadczenie o zapoznaniu pracownika z regulaminem pracy zdalnej i zasadami w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji,
2. oświadczenie pracownika po zapoznaniu z oceną ryzyka zawodowego i informacją o zasadach bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,
3. oświadczenie o bezpiecznych warunkach umożliwiających pracę zdalną we wskazanym miejscu przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą,
4. oświadczenie o spełnianiu zasad bezpieczeństwa własnych materiałów i narzędzi pracy wykorzystywanych przez pracownika do realizacji obowiązków zawodowych.

Oświadczenia w przypadku polecenia służbowego pracy zdalnej

Jeśli pracodawca wyda pracownikowi polecenie pracy zdalnej z powodu działania siły wyższej, powinien uzyskać powyższe oświadczenia z pkt 1-4 oraz uzyskać wcześniej poświadczenie pracownika, iż posiada on warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy w tej formie.

Oświadczenia w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej

Praca zdalna okazjonalna to forma uprzywilejowania pracownika. Pracodawca w tym przypadku powinien uzyskać od pracownika 2 oświadczenia:

1. o zapoznaniu z oceną ryzyka zawodowego i zasadach bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej z obowiązkiem ich stosowania,
2. o przestrzeganiu procedur ochrony danych osobowych i wyborów zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji.

Jak określić miejsce pracy zdalnej? Co mówi o tym Kodeks Pracy art. 67 kp?

O miejscu wykonywania pracy zdalnej zawsze decyduje Pracodawca. Obowiązki mogą być realizowane pod adresem zamieszkania pracownika, jeśli ma on tylko odpowiednie warunki lokalowe i techniczne. Warunki te muszą też spełniać określone zasady bezpieczeństwa i higieny pracy.

Kodeks Pracy nie wyklucza realizacji obowiązków z różnych miejsc, jednak muszą być one realizowane w każdorazowo uzgodnionym miejscu i lokalizacji. Pracodawca musi wiedzieć, gdzie aktualnie znajduje się pracownik.

Jeżeli zatrudniony wykonywał obowiązki dotychczas w ramach telepracy, może nadal je realizować w dotychczasowym miejscu pracy pracownika, bez konieczności ponownych uzgodnień pracodawcą.

Ewidencja czasu pracy zdalnej

Ewidencja czasu pracowników zdalnych powinna być prowadzona zgodnie z rozporządzeniem MRPiPS z 10.12.2018 r. Pracodawca powinien mieć wiedzę o godzinach pracy pracownika wykonującego pracę zdalną. Dlatego powinien doprecyzować zasady rejestracji czasu pracy w Regulaminie pracy zdalnej.

Jak potwierdzać obecność pracując zdalnie?

Pracodawca może zatem zdecydować obowiązku:

• logowania się do systemu teleinformatycznego firmy przed wykonywaniem pracy zdalnej i po realizacji obowiązków,
• zgłoszenia mailowego początku i zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej,
• zgłoszenia za pomocą komunikatora internetowego,
• informacji o rozpoczęciu i zakończeniu wykonywania pracy zdalnej telefonicznie.

Praca zdalna. Kodeks Pracy o ekwiwalencie i ryczałcie

W związku z pracą wykonywaną w formie zdalnej pracodawca może powierzyć wykonywanie zadań na sprzęcie własnym pracownika lub dostarczyć mu odpowiednie narzędzia.

Pracodawca jest zobowiązany do pokrycia wszystkich kosztów pracy w tym urządzeń technicznych, materiałów i narzędzi pracy oraz energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do realizacji zadań.

Z uwagi na to pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje w zależności od ustaleń z pracodawcą:

• ekwiwalent pieniężny,
• lub wypłata ryczałtu (wysokości przewidywanych kosztów).

Ekwiwalent pieniężny lub ryczałt wypłacany pracownikowi za pracę zdalną nie stanowi przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Nałożenie na pracodawcę kosztów pracy zdalnej nie przewiduje zasady obniżania kwoty ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu za czas nieobecności w pracy pracownika (urlop, zwolnienie lekarskie itd.). Jednocześnie przepisy nie wprowadzają takiego zakazu. Jeśli pracodawca ustalił ryczałt miesięczny, może, lecz nie musi przewidzieć zasady jego pomniejszania za czas nieobecności w firmowym Regulaminie.

Podsumowanie

Praca zdalna jest coraz powszechniejszą formą wykonywania obowiązków zawodowych. Okazuje się, że często jest ona korzystna zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Znowelizowany Kodeks Pracy wychodzi naprzeciw oczekiwaniom współczesnego rynku pracy. Określa szczegółowo zasady regulujące pracę zdalną.

Pracodawcy, którzy zdecydują się na realizację obowiązków zawodowych przez pracowników poza siedzibą firmy, muszą dojść do porozumienia ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników, a następnie sporządzić Regulamin pracy zdalnej. Regulamin nie jest dokumentem obowiązkowym. Kodeks nakłada na Pracodawców szereg innych obowiązków związanych z pracą zdalną. Obok dokumentacji zobowiązani są oni do wypłaty ryczałtu lub ekwiwalentu pieniężnego pracownikom zdalnym.

Pracownik zaś przed podjęciem pracy zdalnie musi dopełnić obowiązki, m.in. zapoznać się ze sporządzoną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego i Regulaminem oraz podpisać stosowne oświadczenia.